‘Houden wat goed is, verbeteren wat nodig is!’

Gemeente Berkelland koerst aan op een doorontwikkeling van de buitendienst die voldoende robuust is en samenlevingsgericht werkt. Nu dit ontwikkelscenario op hoofdlijnen is bepaald, moet dit verder worden uitgewerkt in een actieplan (hoe, met wie en wanneer?). De gemeente heeft Cyber gevraagd een procesaanpak op te stellen voor een toekomstbestendige buitendienst.

De verkenning van de buitendienst en het ontwikkelscenario voor de toekomst maken zichtbaar dat er veel te winnen is. Het is belangrijk een ‘verbeterpad’ te kiezen dat aansluit bij het uitgangspunt van zelforganisatie, en tegelijkertijd houvast biedt voor het oplossen van de ontwikkelpunten. Hierbij geldt: ‘houden wat goed is, verbeteren wat nodig is’.
We werken daarom een proces uit, in samenspraak met de buitendienst, en zetten de organisatie daarbij zelf in de ‘lead’. Cyber faciliteert het proces, monitort de resultaten en stuurt waar nodig bij.

Bouwstenen
De aanpak bestaat uit drie fasen: start project en uitwerken koers (fase 1), uitwerken ontwikkelpunten, de ‘bouwstenen’ (fase 2) en plan van aanpak en vervolgstappen (fase 3). We werken met een stuurgroep, projectgroep en werkgroepen. De werkgroepen gaan zélf met de ontwikkelpunten, de zogenaamde bouwstenen voor de organisatie, aan de slag.
Per werkgroep wordt een groep medewerkers samengesteld die de kennis heeft om de betreffende bouwstenen uit te werken. De projectgroep bewaakt de hoofdlijn, het proces en stelt de door de werkgroepen aangeleverde verbeterpunten vast.

Na elke werkstap staan we samen met het projectteam stil bij het voortschrijdend inzicht. Sluit de vooraf voorziene aanpak nog steeds aan bij dat wat we op dat moment weten? Als het antwoord ‘ja’ is, gaan we door zoals voorzien. Zo niet, dan bepalen we in overleg welke wijzigingen in de aanpak nodig zijn.

k cultuur belangrijk

In dit verandertraject ontwikkelen we niet alleen een toekomstvisie, een passende structuur en procesbeschrijvingen, maar gaan we vooral actief aan de slag met cultuurverandering. Wat betekent samenlevingsgericht werken voor de medewerkers? Welke taken en capaciteiten horen daarbij? Hebben de medewerkers écht vertrouwen in de nieuwe koers en wat is nodig om dat te versterken? Hoe maken we hen eigenaar en nemen ze zélf de verantwoordelijkheid voor hun rol en taken? Wat hebben ze daarvoor nodig?

Het bijzondere in dit traject is dat we de visie, structuur en processen concreet vertalen naar het dagelijkse handelen, zowel binnen als buiten. Bovendien maken we samen met álle betrokken medewerkers afspraken over de houding en het gedrag, passend bij samenlevingsgericht werken.