Krimpenerwaard  – Procesmatig onderhoud

Krimpenerwaard gaat voor eenheid

Fusiegemeente Krimpenerwaard wil het onderhoud van zowel de eigen dienst als van de aannemende partijen in de hele gemeente op dezelfde manier invullen. Aan Cyber de taak om dit proces te begeleiden en op een snelle en praktische manier te implementeren.

De gemeente Krimpenerwaard is op 1 januari 2015 ontstaan uit een fusie van de gemeenten Bergambacht, Ouderkerk, Nederlek, Schoonhoven en Vlist. Hierdoor ontstond de noodzaak het onderhoud van zowel de eigen dienst als de aannemende partijen in de hele gemeente op dezelfde manier te benaderen.

De uitdaging was om in een korte tijd een evenwichtig pakket voor eigen dienst, SROI-partner en aannemers neer te zetten. De gemeente Krimpenerwaard heeft Cyber gevraagd om het proces te begeleiden en te implementeren. Vaak is dit een langdurig proces, maar in hechte samenwerking met de gemeente (Beheer Openbare Ruimte en Informatisering en Automatisering) en de bureaus Stad en Groen, Agel en Cens-or, heeft Cyber dit in relatief korte tijd gerealiseerd. Naast de inhoudelijke input heeft ze ook de rol van procesbegeleider op zich genomen.

Basis op orde

Onder het motto ‘de basis op orde’ was het actualiseren van de areaalgegevens een belangrijk onderdeel van het totale project. Het areaal van de verschillende gemeenten was nog onvoldoende op elkaar afgestemd en ook niet geheel up to date. Dat betekende dat de gegevens in de daarvoor bedoelde systemen aangevuld moesten worden, zodat deze bruikbaar waren als input voor het opstellen van bestekken en de dynamische planning. Door werkelijk buiten te meten en de gegevens digitaal te verwerken en te koppelen aan het systeem van de gemeente, is het project gerealiseerd.

Beeldkwaliteit

Krimpenerwaard heeft besloten om de kwaliteit in de hele gemeente op dezelfde wijze te benaderen. Ze heeft er dan ook voor gekozen om op beeldkwaliteit te onderhouden, zowel door de eigen dienst als door de aannemende partijen. Voor de inwoners van de gemeente Krimpenerwaard mag immers niet te zien zijn of hun straat door de eigen dienst of door een aannemer wordt onderhouden. De lopende onderhoudscontracten die werden uitgevoerd door aannemers, liepen eind 2016 af. Vanuit dit gegeven heeft Cyber samen met de gemeente de bestekken gerealiseerd en op de markt gezet.

Om te kunnen bepalen welk deel moest worden uitbesteed en welk deel zelf kon worden gedaan, is onderzoek gedaan naar de benodigde middelen (arbeidsaanbod, materieel). Met behulp van Impact Online is een calculatie gemaakt op basis van (productie)normen. De resultaten zijn gespiegeld aan de beschikbare middelen bij de eigen dienst en gebruikt voor keuzes ten aanzien van het zelf doen of uitbesteden. Hierbij is gekeken naar zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten. Waar is de eigen organisatie goed in? Wat motiveert mensen? Wat combineert goed?

Dynamische werkplanning

De afdeling Beheer Openbare Ruimte is sterk in ontwikkeling. Ze vernieuwt en professionaliseert haar werkwijze om effectief en efficiënt in te spelen op de behoeften van inwoners en gebruikers. De verantwoordelijkheid ligt bij vier zelforganiserende teams: groen, water, begraven en service. Om de zelforganisatie optimaal te ondersteunen, gaat de gemeente het onderhoud procesgericht uitvoeren, waarbij specifieke aandacht uitgaat naar een dynamische werkplanning die de afdeling in staat stelt om snel en flexibel in te kunnen spelen op mutaties.

Dit voorjaar heeft de afdeling Openbare Werken een IBOR-plan uitgewerkt. Dit plan geeft inzicht in de na te streven kwaliteit per gebied en is daarmee kaderstellend voor het onderhoud van de openbare ruimte. Afdeling Beheer Openbare Ruimte anticipeert op de komst van dit plan, door de ontwikkeling naar procesgericht onderhoud in gang te zetten. Op het moment dat het IBOR-plan gereed is, kan dit eenvoudig(er) worden geïmplementeerd.

Impact Online bleek een effectief instrument voor de dynamische planning. Maar het plannen en uitvoeren is maar een deel van het geheel. Cyber heeft daarom samen met de medewerkers het dynamische werkproces uitgewerkt dat de basis vormt voor continue verbetering (PDCA). Hierbij komen de planning, uitvoering, monitoring, rapportering en bijstelling gedurende het jaar aan bod en wie daarin welke verantwoordelijkheid heeft.