Utrecht – Capaciteitsplanning

Utrecht brengt capaciteit in beeld

Is de roep om extra capaciteit gerechtvaardigd? Het is een vraag die de gemeente Utrecht al een tijdje bezighoudt. In het verleden zijn er bij de gemeente veel werkzaamheden uitgevoerd op verzoek van de gemeentelijke opdrachtgevers. Maar in de huidige tijd moeten ook gemeentelijke organisaties de vergelijkingstoets met de markt kunnen doorstaan. Meestal is dit een papieren exercitie waarbij de begroting wordt vergeleken met de landelijke kengetallen, waarna er een conclusie wordt getrokken. Vaak zonder gedegen verdieping in de praktijk.

Relatie theorie en praktijk
Gemeente Utrecht wil juist de relatie leggen tussen de theorie en de praktijk. Omdat wij methoden en gereedschappen hebben die hierop zijn toegesneden, heeft de gemeente voor Cyber gekozen. Belangrijk hierbij is dat we de mensen die direct bij het werk buiten betrokken zijn, laten meedoen met het opstellen van een beschrijving van de werkzaamheden. En dan gaat het niet alleen om de standaardwerkzaamheden, maar juist om die werkzaamheden die wel worden verwacht maar niet direct in de normenboekjes en de gemeentelijke begroting te vinden zijn. Denk bijvoorbeeld aan het te woord staan van bewoners, het klokkenluiden bij speciale gelegenheden of het schoonmaken van monumenten.

Beeldvormingssessie
We starten dit traject met een beeldvormingssessie, waarbij iedere betrokkene kan aangeven wat hij of zij verwacht van het traject. Op die manier kunnen we heel specifiek aangeven wat wel en niet wordt gedaan. Daarna beschrijven we met een selectie van betrokkenen nauwkeurig welke werkzaamheden er in de praktijk worden verricht en welke resultaten moeten worden behaald. Hiermee wordt de uitvoerende organisatie mede-eigenaar van het product en worden de juiste gegevens verzameld om ons rekenmodel op te bouwen. Dit rekenmodel is dus een mix van landelijke normen en lokale parameters.

Pilotwijk
Om het model in de praktijk te kunnen toetsen, hebben we in Utrecht een pilotwijk gekozen. De uitkomst van de berekening vergelijken we met de praktijksituatie en we verklaren de verschillen. Zijn de hoeveelheden juist? Zijn de werkzaamheden goed omschreven? Is het theoretische aantal productieve uren gelijk aan het praktische aantal? Is er een andere hoeveelheid kleinschalige inhuur of ligt het toch aan de manier van werken? Het uitgangspunt hierbij is dat het model wordt geaccepteerd door de uitvoerende organisatie om ook de uitkomst geaccepteerd te krijgen. Zodat het systeem geen ‘ver-van-mijn-bed-systeem’ is, maar in de praktijk echt een voorspellende waarde krijgt bij de bepaling van de benodigde capaciteit voor de werkzaamheden.
Resultaat is:

  • Álle onderhoudstaken zijn benoemd.
  • Per onderhoudstaak is vastgelegd wat het areaal is, welke werkzaamheden worden uitgevoerd, wie de werkzaamheden uitvoert, hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd, wat de bijzonderheden zijn en welk resultaat behaald dient te worden.
  • Er is zicht op het aantal productie-uren en de benodigde formatie voor het realiseren van de gewenste kwaliteit van beheer en onderhoud. Ook de verhouding tussen de benodigde en werkelijke formatie per wijk of stadsdeel is inzichtelijk.
  • De organisatie rondom het beheer en onderhoud in Utrecht is actief met elkaar bezig om beleid en uitvoering te verbinden. Theorie en praktijk sluiten hierdoor zowel in product- en procesomschrijvingen als in samenwerking (organisatie) beter op elkaar aan.
2018-10-07T22:44:40+00:00